Publipostage

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  • comprendre la notion de champ, de base de donnée, de modèle et de fusion
  • faire un publipostage simple avec une base sur tableur

Réalisation

Scénario général :

  • on prépare sa base de données dans le tableur
  • on prépare le modèle dans le traitement de texte
  • on crée un lien entre le modèle et la base
  • on insère les champs de fusion
  • on lance la fusion pour créer un document terminé

partie théorique illustrée

Le publipostage se fait en trois étapes, on peut distinguer au final 3 fichiers de travail:

  • La base de données dans le tableur
  • Le modèle avec les champs de fusion qui reçoivent les données du tableur
  • Le résultat fusionné

Publipostage.png

Dans OpenOffice

Lancez le tableur et préparer le tableau comme ceci:

Tableaupub.png

Enregistrez-le ensuite, avec le nom “carnet”.

Lancez ensuite le traitement de texte.

Préparez votre courrier comme ci-dessous:

Exemplepub.png

Lancez ensuite outils → Assistant Mailing

  • La première étape nous propose d'utiliser le texte que l'on a commencé, ou de partir sur un nouveau document vierge. Ici, laissez “document actif” de coché et faites suivant
  • A L'étape suivante, on confirme que l'on travaille sur une lettre.

La prochaine étape est importante, puisqu'elle permet d'associer notre lettre avec les données du tableau “carnet”.

  • Cliquez sur “sélectionnez une liste d'adresses”
  • ajouter, cliquez sur votre carnet et validez.

Assistant1.png

C'est là qu'entrent en scène les champs de fusion.

On peut choisir l'apparence du bloc d'adresse (et notamment l'ordre dans lequel apparaissent les données), et ensuite faire coïncider les colonnes de notre tableau avec les champs de fusion du texte.

En effet, dans notre tableau, nous avons utilisé comme en-têtes de colonnes “civilité, noms”… et les champs de fusion du texte ne comprennent peut être pas d'elle-même le contenu de ces colonnes. Nous allons donc faire correspondre les données du tableau avec les champs de fusion.

  • cliquez sur correspondance des champs
  • Dans chaque menu déroulant, choisissez la correspondance du tableau la plus appropriée: code postal pour C.P. par exemple, adresse pour ligne adresse 1…

Correspondance.png

Validez et passez à l'étape suivante de l'Assistant Mailing.

L'étape suivante permet éventuellement d'ajouter un ligne de salutation en utilisant le champ de fusion “nom”.

L'étape d'après permet de régler la position du bloc d'adresse et de la ligne de salutation:

Positionpub.png

Et enfin, les dernières étapes permettent d'exclure éventuellement des lignes du carnet, et surtout de lancer la fusion.

Fusion.png

  • le document de base, c'est le modèle de lettre avec les champs de fusion et la synchronisation avec le carnet. Il est utile de l'enregistrer si vous savez devoir régulièrement refaire un envoi de ce courrier après une mise à jour du carnet.
  • le document fusionné vous permet de réaliser un nouveau fichier de texte qui dupliquera votre modèle autant de fois qu'il y a d'entrée dans le tableau: une lettre par personne. Vous pourrez ensuite modifier et imprimer chacune de ces lettres individuellement.

Lettrefusionnee.png

Pour faites des enveloppes ou des étiquettes, voir ce tutoriel: Fichier:Comment realiser un publipostage.pdf

Dans Microsoft Word 2003

Outils → lettre et publipostage → fusion et publipostage une colonne à droite s'ouvre avec les mêmes étapes que dans OpenOffice

Etape 1: Choix du type de modèle - lettre, enveloppe… et on passe à l'étape suivante par le bouton tout en bas de la colonne

Etape 2: on précise si on veut utiliser le document qu'on a deja commencé ou si on veut partir d'un document vierge

Etape 3: choix du fichier de base de données: on clique sur parcourir et on va chercher son tableau.

Word2.png

choix de la feuille où sont les données, on peut aussi preciser ou non si la première ligne du tableau contient les en-têtes de colonnes (et donc les noms des champs de fusion)

Word3.png

La fenêtre suivante permet éventuellement d'exclure certaines lignes du tableau en décochant.

Word4.png

Etape 4: insertion du bloc d'adresse ou des champs un par un.

Word5.png

En cliquant sur le bloc d'adresse, on peut cliquer sur “faire correspondre les champs”

Word6.png

La suite permet de fusionner vers un nouveau document ou vers l'imprimante.

Notons l'apparition de la barre d'outil fusion et publipostage qui permet d'insérer un champ à la volée, mais aussi des mot-clefs.

Word7.png