Tableaux croisés dynamiques

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A quoi ça sert ?

Très demandé et très utilisé en milieu professionnel, les tableaux croisés sont souvent une des dernières fonctionnalités proposées en formation. Cette fonctionnalité a donc la réputation d'être « avancée », alors qu'en fait, c'est très simple à mettre en place.

Il s'agit de demander au tableur de reconstruire un tableau à partir d'un autre, pour en faire ressortir certaines données, comme des statistiques.

Pour cela, le tableau de départ doit avoir une structure de base de données, servant à la collecte des informations qui serviront à établir ces statistiques.

Préparation de la base de données

Le tableau de départ est très important. Il doit respecter la structure d'une base de données:

  • une colonne par champ d'information (le nom, l'age, la ville, le téléphone… dans le cadre d'un carnet d'adresses)
  • une ligne par contenu (par personne, en restant dans le cas du carnet d'adresses)

En général, certains champs contiennent des valeurs communes.

  • Dans l'exemple du carnet d'adresses, les villes. ainsi je peux utiliser un TCD pour savoir combien de personnes sont à Cherbourg

Certains champs contiennent du texte, d'autres des chiffres, et dans ce dernier cas mon TDC pourra effectuer des calculs (je veux savoir l'âge moyen de mes contacts de Cherbourg).

Pas de cellules fusionnées ni de mise en page fantaisiste, le tableau doit être “propre”.

Tcd1.jpg

On peut récupérer le modèle ici : Fichier:Bdd tcd.ods (Comment ouvrir un format openoffice?)

L'assistant tableau croisé dynamique

Lorsqu'on lance l'assistant des tableaux croisés, les différentes étapes permettent:

  • de choisir la plage de la base de données (étape 2)
  • de choisir la disposition du tableau et les options d'affichage (étape 3)
  • la destination du TCD: sur la feuille active ou dans une nouvelle feuille (étape 3)

Tous ces paramètres sont modifiables par la suite.

La disposition

Le TCD propose de répartir les champs de notre base de données selon 4 ensembles:

  • Les données: si ce sont des chiffres, on pourra les calculer (somme, moyenne, ecartype, etc.) et les formater (monétaire, etc.)
  • Les colonnes: choisissez un champ contenant du texte avec des valeurs communes et peu nombreuses (sinon, on aura une colonne par valeur différente)
  • Les lignes
  • La page

Tcd2.jpg

Exemple 1

Faisons un tableau pour connaitre le salaire moyen pour les hommes et les femmes de chaque service.

Tcd3.jpg

  • Pour afficher la moyenne des salaires, double-cliquez sur SOMME DE SALAIRES quand vous êtes dans l'assistant → disposition.
  • choisissez moyenne
  • puis cliquez sur nombre… pour accéder au format des cellules et choisir monétaire

Tcd4.jpg

On peut aussi modifier ces valeurs une fois le tableau crée, en cliquant droit sur “somme de salaires”:

  • format de cellules pour mettre en monétaire
  • paramètres du champ pour choisir moyenne

Exemple 2

Je veux faire une page par poste, qui affiche le nombre de personne de chaque service, de chaque sexe et le salaire moyen.

Tcd5.jpg

En cliquant sur “poste”, je peux choisir d'afficher une page différente.

En cliquant sur chaque étiquette, on remarque qu'on peut afficher ou masquer certains critères.

Exemple 3

  • Création d'un champ “Cotisation”: chaque employé cotise 5% de son salaire
  • on affiche la répartition homme/femme sous forme de pourcentage plutôt qu'un nombre

Tcd6.jpg

Pour créer le champ cotisation, on peut aller dans la barre d'outils Tableau croisé dynamique–>formules–>champs calculés

Tcd7.jpg

On peut utiliser les champs existant et créer notre propre formule, ici: SALAIRE*0,5

Tcd8.jpg

Penser à nommer votre nouveau champ. Il apparaît ensuite dans la liste des champs, à déplacer en données.

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Pour afficher le nombre d'hommes et de femmes sous forme de pourcentage, il suffit de retourner dans les paramètres de champ (en cliquant droit sur “nombre”) et d'afficher les options.

Tcd10.jpg

Les options du TCD

Pour modifier notre TCD, on peut:

  • cliquer droit sur les étiquettes
  • utiliser la barre d'outil qui s'affiche quand on est à l'intérieur du TCD
  • relancer l'assistant en étant dans le TCD et choisir dans l'étape 3 “options” ou “disposition”

On peut choisir de ne pas afficher les sous-totaux en ligne et colonne.

Tcd11.jpg