Écrire un courrier

Exercice de base en bureautique par excellence, taper et mettre en forme un courrier suppose déjà une connaissance de votre clavier, du déplacement du curseur, de la sélection et des techniques de mise en forme dans le traitement de texte. C’est parti !

Ce tutoriel est réalisé sous OpenOffice/LibreOffice. Il est tout à fait applicable sur un autre traitement de texte équivalent.

Pour ceux qui hésitent encore sur la frappe et le déplacement du curseur, un petit tour sur ce tutoriel est tout indiqué : Découvrir le PC : le clavier et la souris

Modele pour un courrier simple

On travaille dans OpenOffice, Microsoft Word ou Wordpad.

il est vivement conseillé de frapper tout son texte avant d’utiliser les boutons de mise en forme.

  • on se concentre d’abord sur ce qu’on fait au clavier
  • on travaillera ensuite toute la mise en forme avec la souris
  • La frappe du texte

La tabulation sert à avancer le texte d’environ 1cm. On peut programmer cette tabulation pour faire des alignements spécifiques.

Les guillemets utilisent la même touche, pour s’ouvrir et se fermer. Le logiciel saura s’il doit les ouvrir ou les fermer grâce aux espaces:

  • si je fais un espace avant, la guillemet va s’ouvrir
  • si je ne fais pas d’espace, la guillemet se ferme

La sélection et la mise en forme

Je vais utiliser les boutons de mise en forme pour

  • mettre en italique ou en gras
  • aligner le texte à droite (la signature)
  • changer le style de police en “calibri”

Avant d’appuyer sur les boutons, il faut d’abord indiquer au logiciel sur quel texte les boutons vont s’appliquer. On appelle ça la sélection.

Quand on sélectionne la souris trace un surlignement sur le texte.

 

Quand on sélectionne, il faut prendre garde:

  • de partir du début vers la fin de son texte, ou de la fin vers le début
  • ne pas relâcher son clic
  • si on relâche, il ne faut pas reprendre là ou on était arrivé sinon on déplace sa sélection
  • on peut sélectionner plusieurs lignes à la fois, en déplaçant du début vers la fin (en diagonale), pas besoin de zigzaguer ligne par ligne.
  • si on a raté sa sélection, on peut annuler celle-ci en cliquant simplement ailleurs sur le texte, et on recommence

L’enregistrement et l’impression

Pour enregistrer son document, on peut:

  • cliquer sur le bouton en forme de disquette
  • faire fichier–>enregistrer
  • appuyer sur les touches CTRL et S en même temps

La boîte d’enregistrement s’ouvre. On prend garde à trois choses:

  • où ira le fichier?
  • quel nom aura t-il?
  • quel format aura t-il?

Une fois l’enregistrement terminé, le document revient, et la fenêtre affiche le nouveau nom choisi dans sa barre de titre.

Pour imprimer son document, je peux

  • appuyer sur le bouton imprimante (mais l’impression se lance aussitôt sans proposer de paramètres)
  • faire fichier–>imprimer et cette commande ouvre une boîte de paramètres

Modèle d’un courrier plus difficile à réaliser

Un courrier doit contenir:

  • L’adresse de l’expéditeur
  • l’adresse du destinataire
  • La date et le lieu
  • L’objet
  • Une formule d’introduction
  • Une formule de politesse
  • Une signature

Alignement différent sur une même ligne

Il est courant de caler l’adresse du destinataire en haut à droite, un peu en décalage par rapport au haut de la feuille, afin de faire coïncider avec la fenêtre de l’enveloppe.

Dans le cas contraire, on l’aligne souvent à droite de l’adresse du destinataire.

Comment faire pour écrire deux blocs d’adresse en vis à vis sans faire de décalage “à la main”, c’est-à-dire avec la barre d’espacement?

avec un tableau

Pour insérer un tableau:

  • faites tableau → insérer → tableau…
  • ou bien appuyez sur le bouton en forme de tableau dans la barre d’outil

Une boîte s’ouvre, vous permettant de choisir le nombre de lignes et de colonnes pour le tableau. Il est aussi possible de ne pas faire apparaitre les traits du tableau en décochant “bordures”. comme le tableau sert juste à structurer notre courrier, les bords doivent rester invisibles à l’impression.

L’autre solution, est de cliquer sur le petit triangle du bouton tableau, pour ouvrir un menu et choisir avec la souris le nombre de cases à insérer.

avec des colonnes

 

Le principe des colonnes est moins intuitif. Il est recommandé de faire les colonnes à la fin de la frappe du courrier.

Si vous le faites dès le début du document, vous risquez de ne pas pouvoir les désactiver ensuite, et d’être “enfermé” dans les colonnes pour le reste du courrier.

  • Écrivez tout d’abord l’adresse de l’expéditeur, faites quelques retours à la ligne et écrivez l’adresse du destinataire juste en dessous.
  • Sélectionnez les deux adresses.
  • ouvrez le menu format → colonnes
  • dans la boîte des colonnes, sélectionnez le schéma à deux colonnes et validez.

avec des tabulations

 

La tabulation est un espace qu’on peut programmer

  • on peut choisir sa longueur
  • on peut choisir l’alignement du texte à la fin de la tabulation

Ici, on veut insérer une tabulation juste après le nom de l’expéditeur, cet espace nous envoi tout au bout de la ligne, et lorsqu’on tape la date, le texte s’écrit de gauche à droite: ainsi, je suis sûre que ma date sera toujours collée à la marge de droite.

  • dès le début du courrier, faites format → paragraphes et cliquez sur l’onglet tabulations.
  • tapez 17, pour créer le repère à 17cm de la marge de gauche.
  • cochez l’option “droite” et validez.

 

  • écrivez le nom de l’éxpéditeur, puis appuyez une fois sur la touche de tabulation.
  • le curseur de frappe est maintenant complètement à droite.
  • écrivez la date: le texte se déplace de droite à gauche.

Alignement des paragraphes

Vous pouvez créer des repères pour la tabulation en cliquant directement dans la règle du haut.

Par exemple, pour aligner la date avec l’adresse du destinataire.

 

Les paragraphes suivants présentent un retrait de 1cm pour les premières lignes.

Sélectionnez l’ensemble des paragraphes, et déplacez les repères de la règle:

  • le triangle du haut déplace les premières lignes de paragraphe
  • le triangle du bas déplace toutes les lignes du paragraphe

 

Vous remarquez aussi le repère à droite, qu’on peut déplacer, si le paragraphe s’arrête trop tôt ou trop tard.

A retenir

Les alignements et tabulations sont attachés à une ligne à la fois. Pour avoir les mêmes réglages partout, je dois:

  • soit les faire dès le début de la frappe du texte et ils se reportent à chaque nouvelle ligne
  • soit les faire à la fin de la frappe, après avoir sélectionné tout le texte concerné

Les alignements classiques (gauche, centre, droite, justifié) s’activent sur la ligne entière; si je veux faire des alignements différents sur une même ligne (exemple de la date à droite, et du nom de l’expéditeur à gauche), je peux tricher avec des tabulations, des colonnes ou des tableaux.

Surtout, on n’utilise pas la barre d’espacement qui doit servir uniquement à séparer deux mots.

Elle ne doit pas servir à déplacer du texte: vous risquez d’avoir des alignements aléatoires.

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